O uso de ferramentas que possibilitem a utilização do follow-up no comércio exterior como estratégia para coordenação dos processos é altamente recomendado.

Isso porque, quando se fala em comércio exterior, já se sabe que faz parte de todos os processos uma série de informações e dados fundamentais para o sucesso da operação. 

Assim, são tantas as informações a respeito de normas, leis, anuências, prazos e documentos essenciais, que podem dar margem para a ocorrência de erros. E são estes erros que resultam em atrasos e até mesmo custos não previstos para a empresa que está importando ou exportando. 

Uma maneira de evitar estes problemas é utilizar o follow-up para gerenciamento dos processos, principalmente nos embarques. Pode parecer simples, mas uma informação entregue fora do prazo ou de maneira incorreta pode comprometer toda a operação. 

O que é follow-up? 

Na linguagem dos negócios, o follow-up é referenciado como um método de organização que consiste em acompanhar e avaliar algo que foi realizado. É uma ferramenta excelente que possibilita verificar a satisfação dos clientes em relação aos serviços prestados. 

O termo vem de uma expressão americana que significa justamente acompanhamento e tem sido amplamente utilizado pelas empresas que buscam desenvolver seus negócios com eficiência. Isso demonstra confiança e fortalece as relações entre empresas e clientes internos e externos. 

Ao utilizar o follow-up no setor de vendas é possível planejar ações que possibilitem acompanhar os clientes em potencial até o fechamento do negócio. No pós-venda garante o sucesso do cliente e demonstra a preocupação da empresa pela qualidade e execução de seus serviços. E pode, ainda, ser utilizado nos processos para demonstrar transparência nos serviços desenvolvidos e proporcionar melhoria contínua. 

A realização do follow-up, sobretudo no comércio exterior, é importante para o sucesso no relacionamento com os clientes, seja para conquistá-los ou para mantê-los. Através dele que é possível avaliar uma ação realizada, bem como efetuar as correções necessárias caso algo não aconteça como esperado. 

Em quais etapas o follow-up no comércio exterior é necessário? 

Pois bem, como vimos, nas movimentações de comércio exterior o follow-up também pode e deve ser utilizado já que são operações que envolvem muitos detalhes. Tantas particularidades demandam acompanhamento frequente do início ao fim. 

Assim que pode o follow-up, certamente, ser considerado em todas as fases do processos de importação e exportação no comércio exterior. Registrando cada etapa que esteja sendo monitorada e verificando se estão acontecendo dentro do esperado. Caso contrário, as correções que se fizerem necessárias já podem ser identificadas e aplicadas, sempre que possível. 

Carga pronta 

Para dar início ao processo de importação é preciso saber se a carga está pronta para ser movimentada ou se há ainda alguma pendência. Possuir essa informação é importante para dar início às buscas pelo Booking, contratar frete e emitir os documentos iniciais exigidos. 

Licenças 

Apesar de não serem todas as mercadorias que precisam de licença, convém se atentar a esta etapa e verificar sua necessidade. A emissão da Licença de Importação (LI) é realizada junto aos órgãos anuentes e possui exigências e prazos que devem ser considerados. 

Booking 

Booking é o nome que se dá à confirmação da reserva de embarque da carga após a apresentação e análise de todos os documentos, como o BL (Bill of Lading) ou AWB (Airway Bill), a Invoice e o Packing List. Nesta etapa também é importante verificar as informações fornecidas e se necessário corrigi-las de acordo com o que pede a legislação aduaneira. 

Embarque 

É nesta etapa que o numerário de nacionalização, constando os valores a serem pagos com taxas, despesas e tributos pode, afinal, ser emitido. Mas somente após a confirmação do embarque e apresentação dos documentos corretos e conferidos. 

A importância do follow-up no relacionamento com o cliente 

Utilizar o follow-up no relacionamento com o cliente é vantajoso para o negócio e traz mais competitividade para a empresa de comércio exterior, já que demonstra a ele que seus processos estão sendo acompanhados constantemente, o que traz mais segurança e confiança no trabalho. 

Esta é, portanto, uma ferramenta que ao ser utilizada agrega valor ao produto e à empresa, que pode realizar o follow-up de diversas maneiras: através de e-mail, telefone, WhatsApp, Skype ou pessoalmente. O mais importante é manter o cliente informado sobre seus processos, e este já é um diferencial, assim como: 

• Informações personalizadas; 
• Melhor relacionamento com fornecedores; 

• Processos monitorados automaticamente; 
• Troca de informações a cada etapa da operação; 
• Tempo hábil para correção caso seja necessário. 

Esse contato mitiga erros e permite a correção ágil dos processos, o que resulta na redução de eventuais custos extras que poderiam acontecer caso não houvesse a troca de informações para apontamentos. 

Como automatizar o follow-up na sua empresa de comércio exterior 

Para empresas que realizam importações o follow-up é uma importante ferramenta para gestão das cargas de maneira estratégica e eficiente mantendo, assim, as entregas dentro do prazo esperado. 

A gestão destas informações em tempo real é essencial para que os possíveis imprevistos sejam solucionados a tempo e sem impactar sobremaneira no resultado final. Isso pode ser realizado através de empresas e profissionais que são especialistas ne gestão de cargas de importação ou exportação e que conseguem manter uma dinâmica de follow-up com seus clientes através de pessoal designado especialmente para este fim no comércio exterior. 

Soluções de software também são uma opção muito procurada por empresas que buscam maior eficiência no andamento de seus processos, através de ferramentas de gestão de cargas e acompanhamento de cada etapa do processo de Comex. 

Veja como a Ohpers auxilia cada etapa do comércio exterior 

O comércio exterior abrange muitas etapas do início ao fim, e fazer o follow-up dos processos de importação e exportação pode ser confuso e exigir muito tempo da sua empresa e da equipe responsável. São vários documentos, checagens, informações, comprovantes e termos que fazem parte do processo, e qualquer irregularidade pode ser prejudicial para os custos da empresa. 

Por isso a Ohpers está sempre em busca de soluções para apoiar agentes de carga, importadores e despachantes aduaneiros no gerenciamento de embarques, auxiliando na gestão de documentos e informações indispensáveis exigidas pelo Regulamento Aduaneiro. 

É preciso estar atento a cada etapa e a Ohpers possui expertise no assunto, pois conta com uma equipe pronta para solucionar problemas, tirar dúvidas e entregar informações em tempo real. 

Entre em contato e saiba como podemos contribuir para que seus embarques aconteçam no melhor tempo possível, de maneira simplificada, evitando erros e problemas para sua empresa.